三、第三步：实时监控——用“数据”代替“经验”管库存

小型零售企业的库存问题多因“看不到实时数据”，需通过进销存系统实现“库存状态一目了然”：

实时库存刷新：

系统每发生一笔交易（入库/销售/退货），自动更新库存数据，店长可通过电脑后台或手机APP查看“当前库存数量、库位”（如某便利店的“矿泉水库存剩20瓶”，系统实时显示）。

智能预警提醒：

为每个SKU设定最低库存阈值（如矿泉水设为30瓶），当库存低于阈值时，系统自动推送通知（短信、APP消息），提醒店长及时补货（如某便利店用速达软件进销存系统设置“矿泉水阈值30瓶”，当库存剩25瓶时，系统立即提醒，避免了3次缺货情况）。

多终端协同：

店长可在电脑后台查看“库存报表”（如“本周销量TOP10商品”），员工用手机APP扫码收银，全员协作无障碍（如某便利店的“畅销品清单”由系统自动生成，店长根据清单调整陈列，销量提升20%）。

四、第四步：优化补货——从“盲目进货”到“科学预测”

小型零售企业的“积压”多因“凭经验进货”，需通过进销存系统的“数据驱动补货”解决：

销售数据分析：

系统自动生成“销售报表”（如“月销量排行、季节销量波动”），帮助店长识别“畅销品、滞销品”（如夏季“冷饮”销量是冬季的3倍，冬季“方便面”销量增长50%）。

智能补货建议：

系统根据“历史销量、采购周期、安全库存”生成补货计划（如矿泉水日均销10瓶，采购周期2天，安全库存30瓶，系统建议补货量为“10×2+30=50瓶”）；

支持差异化补货策略：畅销品“按周补货”（如矿泉水每周补200瓶），滞销品“按月补货”（如某款零食每月补50瓶），避免“过度进货”。

供应商协同：

将供应商信息录入系统（如联系方式、交货周期、价格），当库存低于阈值时，系统自动向供应商发送补货请求（如某便利店用点三三系统连接供应商，库存不足时，系统直接向供应商下单，补货时间缩短50%）。

案例：某小型便利店用进销存系统的“智能补货”功能后，库存周转天数从45天缩短至25天，资金占用减少30%。

五、第五步：定期分析——用“报表”指导库存优化

进销存系统的报表功能是“优化库存”的关键，需定期分析以下指标：

库存周转率：计算公式为“销售成本/平均库存成本”，反映库存周转速度（如某便利店的“矿泉水周转率”从每月1次提升至每月3次，说明库存管理变好了）；

缺货率：计算公式为“缺货商品数量/总订单商品数量”，反映“断货情况”（如某便利店的缺货率从15%降至5%，客户满意度提升20%）；

滞销品占比：计算公式为“滞销品库存金额/总库存金额”，反映“积压情况”（如某便利店的滞销品占比从20%降至10%，资金占用减少15%）。

技巧：系统支持自定义报表（如“月销量TOP10商品报表”“滞销品报表”），店长可每周花1小时分析报表，调整“进货策略、陈列方式”（如将畅销品放在门口，滞销品做促销）。

青岛速达天耀软件技术有限公司专注提供ERP管理软件，进销存管理，财务管理，OA系统，CRM系统，MES系统 ，订货平台，云docker，智能AI管理软件等软件系统定制部署及服务。我们提供给客户的不单单是一个软件、更是根据客户企业情况制定不同的企业管理流程，制定适合企业的信息化方案，助力企业实现信息化管理，提升效率，提升竞争力。如有需求，联系我们：18953277780/80912577 。